Poradnik dla biznesu
Praca zdalna a prawo – co powinieneś wiedzieć jako pracodawca lub pracownik?
Pojęcie pracy zdalnej w ramach polskiego prawa pojawiło się stosunkowo niedawno. Decydujący wpływ na to miała pandemia koronawirusa, która doprowadziła do upowszechnienia się takiego modelu organizacji pracy. Dowiedz się, czym jest stała i okazjonalna praca zdalna oraz jakie są prawa pracownika i obowiązki pracodawcy z nią związane.
7 kwietnia 2023 r. weszły w życie przepisy wprowadzające pracę zdalną. Jest ona świadczona w miejscu wskazanym przez pracownika całkowicie (w formie pracy stałej lub okazjonalnej, do 24 dni w roku) bądź częściowo (praca hybrydowa). Generuje konkretne obowiązki dla pracodawcy (zapewnienie sprzętu, pokrycie rachunków za media) oraz prawa pracowników (do wnioskowania o pracę zdalną czy odłączenia się po godzinach pracy).
7 kwietnia 2023 r. weszły w życie przepisy wprowadzające pracę zdalną. Jest ona świadczona w miejscu wskazanym przez pracownika całkowicie (w formie pracy stałej lub okazjonalnej, do 24 dni w roku) bądź częściowo (praca hybrydowa). Generuje konkretne obowiązki dla pracodawcy (zapewnienie sprzętu, pokrycie rachunków za media) oraz prawa pracowników (do wnioskowania o pracę zdalną czy odłączenia się po godzinach pracy).
SPIS TREŚCI
- Praca zdalna w Kodeksie pracy – co zmieniło się od 2023 roku?
- Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?
- Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej
- Prawa pracownika przy pracy zdalnej
- Praca zdalna z zagranicy – co warto wiedzieć?
- FAQ
Praca zdalna w Kodeksie pracy – co zmieniło się od 2023 roku?
Praca zdalna w polskim porządku prawnym pojawiła się po raz pierwszy na mocy nowelizacji Kodeksu pracy z dnia 1 grudnia 2022 r., zastępując telepracę. Odpowiednie przepisy weszły w życie 7 kwietnia 2023 r. W ich ramach stwierdzono, że praca zdalna jest realizowana w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Wyróżnia się kilka jej rodzajów.
|
Rodzaj pracy zdalnej
|
Sposób realizacji
|
Czy wymaga sporządzenia porozumienia zbiorowego lub regulaminu pracy zdalnej?
|
|
Stała praca zdalna
|
|
|
|
Okazjonalna praca zdalna
|
|
|
|
Praca hybrydowa
|
|
|
Wniosek o pracę zdalną pracownik może złożyć w dowolnym momencie zatrudnienia. Może ona być świadczona również od chwili zatrudnienia nowej osoby.
Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?
Tak, ale tylko, gdy wykonywanie takiej pracy nie jest możliwe ze względu na rodzaj albo organizację pracy w firmie. Odmowa musi być uzasadniona przez pracodawcę na piśmie w ciągu 7 dni roboczych.
Istnieją jednak szczególne kategorie pracowników, w przypadku których pracodawca co do zasady musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną. Chodzi o kobiety w ciąży, rodziców dziecka do 4 lat, a także osoby z niepełnosprawnością i ich opiekunów.
Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej
Jeśli realizowana jest praca zdalna, prawo pracy nakłada na pracodawcę konieczność wypełnienia szeregu obowiązków.
- Zapewnienie odpowiedniego sprzętu (laptopa, telefonu, drukarki) lub wypłacenie ekwiwalentu za używanie prywatnych urządzeń.
- Pokrycie kosztów za energię elektryczną i internet albo uregulowanie ryczałtu (jest w całości zwolniony z podatku PIT, gdy pracownik faktycznie poniósł dane koszty).
- Ustalenie zasad pracy zdalnej – w regulaminie bądź w porozumieniu ze związkiem zawodowym, a jeśli w firmie nie działa taki związek, bezpośrednio z pracownikiem.
- Zagwarantowanie ochrony danych osobowych – RODO + polityki IT.
- Dokonanie oceny ryzyka BHP – wymagane jest oświadczenie pracownika o warunkach pracy. Pamiętaj, że wypadek podczas pracy zdalnej jest traktowany tak samo jak wypadek w biurze.
Prawa pracownika przy pracy zdalnej
Jeśli świadczona jest praca zdalna, prawo do wnioskowania o pracę zdalną (nie jest jednak równoznaczne z jej przyznaniem), a także otrzymania urlopu wypoczynkowego i L4 oraz odłączenia się po godzinach pracy (right to disconnect) to podstawowe uprawnienia pracownika. Ważna jest też ochrona przed nadzorowaniem bez podstawy prawnej – monitoring nie może naruszać prywatności pracownika.
Praca zdalna z zagranicy – co warto wiedzieć?
Przepisy obowiązujące w innym kraju mogą narzucać obowiązek rejestracji pracodawcy lub pracownika. Przy pracy zdalnej realizowanej w państwie UE przez dłużej niż 183 dni może ponadto dojść do zmiany jurysdykcji podatkowej.
Umowa o pracę powinna zawierać zapisy o możliwości pracy z zagranicy lub uwzględniać osobną procedurę WFA (Work-From-Anywhere). Z kolei umowa ramowa ZUS pozwala pracować do 25% czasu za granicą bez zmiany ubezpieczenia. Zawsze jednak, gdy praca zdalna ma być świadczona za granicą, warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.
FAQ
1. Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?
Tak – z uzasadnionych przyczyn dotyczących organizacji lub charakteru pracy w firmie. Pracodawca o odmowie musi poinformować pracownika pisemnie w ciągu 7 dni roboczych. Niektórym kategoriom pracowników, podlegającym szczególnej ochronie (kobietom w ciąży, rodzicom małych dzieci, osobom niepełnosprawnym), trzeba jednak uwzględnić wniosek o pracę zdalną.
2. Co musi zawierać regulamin pracy zdalnej?
Grupy uprawnionych do pracy zdalnej, sposób wnioskowania o nią, miejsce jej wykonywania, a także zasady kontroli, pokrywania kosztów (ekwiwalent/ryczałt), ochrony danych, BHP oraz instalacji i serwisu sprzętu.
3. Czy pracodawca musi zwrócić koszty pracy zdalnej?
Tak – dotyczy to kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych (internetu). Formą zwrotu jest ekwiwalent (wyliczony faktyczny koszt) lub ryczałt (stała kwota), który musi być ustalony w regulaminie lub porozumieniu.
4. Ile dni okazjonalnej pracy zdalnej przysługuje pracownikowi?
24 dni w roku kalendarzowym. Okazjonalna praca zdalna nie wymaga regulaminu – wystarczy złożenie wniosku przez pracownika.
5. Jak kontrolować pracę zdalną zgodnie z prawem?
Pracodawca może kontrolować efekty pracy (realizację zadań, terminy), ale nie prywatność pracowników. Monitoring systemu IT (logowanie, czas pracy) musi być uwzględniony w regulaminie i każdy pracownik powinien zostać o nim poinformowany. Rejestracja pracownika za pomocą kamery w jego domu jest niedopuszczalna.
6. Jakie przepisy regulują pracę zdalną z zagranicy?
Kluczowe są przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe obowiązujące w kraju, w którym pobyt trwa dłużej niż 183 dni. Przed rozpoczęciem świadczenia pracy zdalnej w innym państwie zawsze warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.
