Własna działalność a odpisywanie od podatku – czy można odliczyć telefon?

Trudno wyobrazić sobie prowadzenie biznesu bez narzędzia, jakim jest telefon służbowy. Niezależnie od branży, służbowy telefon jest niezbędny, bo nie tylko umożliwia stały kontakt z klientami i współpracownikami, ale też ułatwia realizację wielu codziennych zadań.

Gdy posiadasz telefon na firmę, możesz błyskawicznie reagować na potrzeby klientów i koordynować projekty w czasie rzeczywistym, zwłaszcza jeśli masz aplikacje do organizowania pracy lub prowadzenia dokumentacji.

W erze pracy zdalnej telefon służbowy dla pracownika należy do podstawowego wyposażenia. Członkowie zespołów mogą być w stałym kontakcie i korzystać z jednego zaufanego środowiska biznesowego. Jest to szczególnie istotne w korporacjach dbających o bezpieczeństwo w internecie i poufność informacji.

Prowadząc firmę, masz prawo odjąć koszty prowadzenia działalności od uzyskanych przychodów, w ten sposób obniżasz kwotę podlegającą opodatkowaniu. Czym są koszty uzyskania przychodu? Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.

Do kosztów możesz zaliczyć m.in.: wynagrodzenia pracowników, kwotę doszkalania, opłaty za wynajem i utrzymanie biura, wydatki na paliwo do służbowych samochodów, zapłatę za oprogramowanie i sprzęt komputerowy, utrzymanie strony internetowej, wydatki na księgowość i marketing. Warunkiem zgodnego z prawem odliczenia tych wydatków jest jednak posiadanie odpowiednich dokumentów: faktur, rachunków i umów potwierdzających poniesienie tych kosztów.

Pamiętaj, że nie wszystko możesz wliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Należą do nich przede wszystkim opłaty niezwiązane bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, np.: koszty prywatnych rozmów telefonicznych z telefonu służbowego, zakup paliwa do samochodu osobowego używanego również do celów prywatnych czy opłacenie prywatnej podróży.


 
Czytaj również: Telefon służbowy – co musisz o nim wiedzieć? Zasady, wady i zalety

Chcesz wliczyć telefon służbowy do kosztów uzyskania przychodu? Musisz spełnić określone warunki.

Przede wszystkim używanie sprzętu musi mieć bezpośredni związek z twoją firmą. To oznacza, że telefon powinien ci służyć wyłącznie do celów służbowych – w razie kontroli musisz przedstawić dokumentację, która to potwierdzi. Nie zapominaj też o ważnej kwestii, jaką jest abonament dla firm. Umowa abonamentowa powinna jasno określać, że telefon jest używany do celów służbowych, i zawierać szczegółowy opis usług.

Jeśli używasz telefonu służbowego do celów prywatnych, możesz napotkać trudności z odliczeniem kosztów, właśnie dlatego osobny telefon na firmę jest najbardziej opłacalnym i bezpiecznym posunięciem.

Aby wliczyć telefon na firmę w koszty, musisz mieć dowód potwierdzający poniesienie wydatku, np. fakturę VAT wystawioną na dane twojej firmy. Zakup telefonu należy wpisać do księgi przychodów i rozchodów.

Jeśli koszt zakupu telefonu nie przekracza 10 000 zł, możesz go rozliczyć jednorazowo w danym miesiącu. Droższe urządzenia musisz wprowadzić do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Faktury abonamentowe muszą być starannie rozliczane, powinny zawierać: datę wystawienia; okres, którego dotyczy faktura; oraz kwotę netto i brutto.

Jako podatnik VAT do kosztów uzyskania przychodu wpisujesz wartość netto faktury. Jeśli nie jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT, to wpisujesz wartość brutto. Jeśli używasz jednego telefonu do celów prywatnych i służbowych, musisz udokumentować, jaka część kosztów dotyczy firmy (np. na podstawie bilingów).


 

Używasz telefonu do celów służbowych i prywatnych, ale nie jesteś w stanie udokumentować podziału kosztów? Bez odpowiedniej dokumentacji narażasz się na problemy z fiskusem, który może nakazać zmniejszenie kosztów o wydatki związane z użytkowaniem prywatnym.

W razie kontroli skarbowej urzędnicy mogą zażądać wykazania, że telefon rzeczywiście służy ci do prowadzenia biznesu. W przeszłości zdarzały się decyzje podatkowe kwestionujące odliczenia kosztów telefonu, gdyż brakowało dowodów na jego wyłączne użycie służbowe.

Chcesz uniknąć tego typu pułapek i zapewnić sobie pewne, bezpieczne rozliczenie? Postaw na osobny telefon na firmę i odpowiednią umowę abonamentową. Pamiętaj, że zawsze możesz skonsultować się z doradcą podatkowym, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek podczas kontroli skarbowej.

Dowiedz się, jak planować swój budżet domowy. Sprawdź poradnik >>