Przejdź do strony głównej
Przejdź do strony koszyka
Przejdź do strony głównej
Przejdź do strony koszyka
Poradnik dla biznesu

E-faktury i digitalizacja dokumentów. Obniż koszty i zwiększ efektywność w swojej firmie

W artykule znajdziesz odpowiedzi na szereg pytań dotyczących e-faktur. Czym są i jak wyglądają elektroniczne faktury oraz dlaczego warto je stosować w swojej firmie? Czy faktura elektroniczna wymaga podpisu? Co to jest KSeF? 

 
Elektroniczne faktury i, szerzej, digitalizacja dokumentów mogą przynieść firmie realne korzyści. I nie chodzi tutaj tylko o ograniczenie papierowego obiegu dokumentów i związane z tym zmniejszenie kosztów oraz lepszą dbałość o środowisko naturalne. Dowiedz się, co to jest i jak wygląda faktura elektroniczna, jakie zalety wiążą się z jej wykorzystywaniem oraz czym jest KSeF. 
SPIS TREŚCI
 

Co to jest faktura elektroniczna? 

To dokument wystawiony w formie cyfrowej, w określonym formacie, który potwierdza transakcję kupna-sprzedaży produktów czy usług. Ma wszystkie cechy faktury papierowej i identycznie jak ona, w praktyce działania firm oraz urzędów jest uznawany za dokument rozliczeniowy oraz stanowi podstawę do zapłaty podatku dochodowego i VAT. Warto pamiętać o ważnym rozróżnieniu: w systemie KSeF e-fakturą jest wyłącznie plik w formacie XML. Jego wydruk lub plik PDF stanowi jedynie czytelną prezentację (wizualizację) danych i nie jest uznawany za oryginał dokumentu w relacjach B2B.  

Jak wystawić fakturę elektroniczną? 

Zwykle odbywa się to za pomocą specjalnego programu lub narzędzi ministerialnych, w których dokumentuje się operacje sprzedaży. W przypadku KSeF faktura nie jest wysyłana bezpośrednio do kontrahenta (np. e-mailem), lecz trafia do centralnej bazy Ministerstwa Finansów, skąd nabywca może ją pobrać. Aby faktura mogła zostać wprowadzona do obrotu prawnego, system musi nadać jej unikalny numer KSeF ID. 
 
Spójrz także, jakie sprzęty dla małej firmy warto wziąć na fakturę >> 

Jak wygląda faktura elektroniczna? 

W KSeF faktury mają postać ustrukturyzowaną – jest to plik w formacie XML zgodny z odgórnie narzuconym wzorem (strukturą logiczną). Oznacza to, że każdy przedsiębiorca, niezależnie czy jest to T-Mobile, czy inna firma, wystawia fakturę według tego samego schematu. Zgodnie z przepisami dokument musi zawierać szereg danych, w szczególności:  
 
  • datę wystawienia faktury i datę sprzedaży;  
     
  • numer faktury (oraz po przetworzeniu – numer KSeF ID);  
     
  • dane sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery NIP;  
     
  • ceny jednostkowe, stawki i kwoty podatku VAT.  

Czy faktura elektroniczna musi być podpisana? 

Nie, obecnie nie ma takiego obowiązku. E-faktura jest ważna, jeśli zawiera wszystkie niezbędne dane i została poprawnie przetworzona przez system (w przypadku KSeF – otrzymała numer ID). System KSeF sam w sobie zapewnia autentyczność i integralność każdej e-faktury.  
 
Dowiedz się również: Czy możliwe jest odroczenie terminu płatności VAT za usługi, a jeśli tak, kiedy może być to potrzebne oraz jak można skorzystać z takiego rozwiązania? >> 

Dlaczego w swojej firmie warto stosować elektroniczne faktury? 

Jest to korzystne z różnych powodów:  
 
  • Centralizacja i bezpieczeństwo – wszystkie dokumenty znajdują się w jednej bazie danych, co eliminuje problem zagubionych faktur.  
     
  • Oszczędność czasu i pieniędzy – odchodzą koszty druku, papieru i wysyłki tradycyjnej.  
     
  • Wygoda – Klient biznesowy może pobrać oryginał e-faktury (XML) samodzielnie z systemu, a jej czytelną wizualizację zobaczyć np. w aplikacji Mój T-Mobile lub eSerwisie.  
     
  • Ekologia – mniejsze zużycie papieru i energii. 

Czym jest e-faktura w KSeF? 

To faktura wystawiona, przesłana i zarchiwizowana w Krajowym Systemie e-Faktur. Jest to ogólnopolska platforma teleinformatyczna, której głównym celem jest uszczelnienie systemu podatkowego i cyfryzacja procesów. Dokumenty w formacie XML można wystawiać i pobierać za pomocą narzędzi finansowo-księgowych zintegrowanych z KSeF (API) lub bezpłatnych aplikacji Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma). 

W odniesieniu do wystawiania faktur system KSeF będzie obowiązkowy: 
 
  • od 1 lutego 2026 r. w przypadku dużych firm, o obrotach powyżej 200 mln zł – dotyczy to również T-Mobile; 
     
  • od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm – z pewnymi wyjątkami; 
     
  • od 1 stycznia 2027 r. dla firm o obrotach do 10 tys. zł miesięcznie. 
     
Jeśli chodzi o obowiązek odbierania faktur w systemie KSeF, to obejmie on wszystkie firmy, bez względu na wartość sprzedaży, już od 1 lutego 2026 r. Należy podkreślić, że obrót e-fakturami w ramach KSeF dotyczy wyłącznie transakcji między firmami. W relacjach z klientami indywidualnymi (B2C) wystawianie faktur w KSeF nie jest obowiązkowe – konsumenci nadal będą otrzymywać je dotychczasowymi kanałami (np. e-mail, papier). 

Jakie korzyści mogą zapewnić Twojej firmie elektroniczne faktury? Lista zalet - infografika
 
Jak w dobie powszechnej digitalizacji i cyfryzacji skutecznie ochronić finanse firmy oraz dane klientów? Zapoznaj się z poradnikiem, w którym znajdziesz odpowiedź na to pytanie >> 

FAQ 

1. Na czym polega faktura elektroniczna? 

To ustrukturyzowany plik XML, który jest przesyłany do centralnej bazy Ministerstwa Finansów. W relacjach biznesowych (B2B) to właśnie ten plik jest wiążącym dokumentem, a nie jego wydruk czy PDF. 

2. Czy faktura elektroniczna bez podpisu jest ważna? 

Tak. W systemie KSeF autentyczność i integralność dokumentu są gwarantowane przez sam system po nadaniu numeru KSeF ID. 

3. Kiedy koniec papierowych faktur? 

W rozliczeniach między firmami stosowanie e-faktur zarówno w odniesieniu do ich wystawiania, jak i odbierania będzie obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. W przypadku jednak mniejszych podatników termin dotyczący konieczności wystawiania faktur w systemie KSeF przesunięto na 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.  

4. Czy po wejściu KSeF znikną faktury papierowe i PDF? 

Nie całkowicie. Faktury papierowe lub PDF będą nadal funkcjonować w obrocie konsumenckim (B2C). Dodatkowo, w przypadku awarii systemu KSeF, stosowany będzie tzw. tryb awaryjny – faktury będą opatrzone kodami QR i dostarczane np. e-mailem, a do systemu zostaną przesłane po usunięciu usterki.  

5. Czy dostanę fakturę papierową w salonie T-Mobile?  

Jako klient biznesowy, przy zakupie sprzętu w sklepie stacjonarnym, zamiast faktury otrzymasz "Potwierdzenie Wydania Towaru". Właściwa e-faktura będzie dostępna do pobrania w KSeF oraz jako wizualizacja w aplikacji Mój T-Mobile. 

Inne artykuły z tej kategorii

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – co to jest i od kiedy obowiązuje?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – co to jest i od kiedy obowiązuje?

W poniższym poradniku znajdziesz najważniejsze informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – od kiedy obowiązuje, czym jest i kogo dotyczy. Wyjaśniamy również, jak wyglądają faktury wystawiane w KSeF oraz jaki wpływ ma wprowadzenie KSeF na rozliczenia z T-Mobile w kontekście świadczonych usług, jak i sprzedaży towarów. 
AI w MŚP. Jak sztuczna inteligencja usprawnia zarządzanie i obsługę klienta w małych firmach?

AI w MŚP. Jak sztuczna inteligencja usprawnia zarządzanie i obsługę klienta w małych firmach?

Dzięki lekturze artykułu dowiesz się, czym jest i jak wygląda wdrożenie AI w firmie. Omówimy korzyści, jakie może przynieść realizacja takiego procesu, a także sposoby wykorzystania technologii AI w sektorze MŚP oraz wyzwania, jakie się z tym wiążą. Sztuczna inteligencja jest coraz powszechniej wykorzystywana w różnych dziedzinach funkcjonowania człowieka. Znajduje szerokie zastosowanie również w praktyce działania małych i średnich firm. Czym jest i z jakich etapów składa się wdrożenie AI w firmie? Jakie korzyści i wyzwania się z tym wiążą?  
Cyberbezpieczeństwo w małej firmie. 7 najczęstszych zagrożeń i jak się przed nimi chronić

Cyberbezpieczeństwo w małej firmie. 7 najczęstszych zagrożeń i jak się przed nimi chronić

Jakie zagrożenia mogą naruszyć cyberbezpieczeństwo firmy w przypadku niewielkiej działalności gospodarczej? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w artykule. Dowiesz się z niego także, w jaki sposób można przeciwdziałać takim zagrożeniom. Zagrożenia w internecie dotyczą nie tylko osób prywatnych, ale również firm. Jeśli skutecznie się im nie przeciwstawisz, mogą doprowadzić nawet do paraliżu funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa. Dlatego warto wiedzieć, jak zadbać o cyberbezpieczeństwo firmy. Przydatne porady z tym związane znajdziesz w naszym poradniku.  
Zobacz więcej

Najnowsze artykuły