Poradnik dla biznesu
E-faktury i digitalizacja dokumentów. Obniż koszty i zwiększ efektywność w swojej firmie
W artykule znajdziesz odpowiedzi na szereg pytań dotyczących e-faktur: Czym są i jak wyglądają elektroniczne faktury oraz dlaczego warto je stosować w swojej firmie? Czy faktura elektroniczna wymaga podpisu? Co to jest KSeF?
Elektroniczne faktury i, szerzej, digitalizacja dokumentów mogą przynieść firmie realne korzyści. I nie chodzi tutaj tylko o ograniczenie papierowego obiegu dokumentów i związane z tym zmniejszenie kosztów oraz lepszą dbałość o środowisko naturalne. Dowiedz się, co to jest i jak wygląda faktura elektroniczna, jakie zalety wiążą się z jej wykorzystywaniem oraz czym jest KSeF.
Elektroniczne faktury i, szerzej, digitalizacja dokumentów mogą przynieść firmie realne korzyści. I nie chodzi tutaj tylko o ograniczenie papierowego obiegu dokumentów i związane z tym zmniejszenie kosztów oraz lepszą dbałość o środowisko naturalne. Dowiedz się, co to jest i jak wygląda faktura elektroniczna, jakie zalety wiążą się z jej wykorzystywaniem oraz czym jest KSeF.
SPIS TREŚCI
- Co to jest faktura elektroniczna?
- Jak wygląda faktura elektroniczna?
- Dlaczego w swojej firmie warto stosować elektroniczne faktury?
- Faktura elektroniczna czy papierowa – co wybrać w dobie postępującej digitalizacji dokumentów firmowych?
- Co to jest e-faktura w systemie KSeF?
- FAQ
Co to jest faktura elektroniczna?
To dokument wystawiony w formie cyfrowej, w dowolnym formacie elektronicznym, na przykład PDF, który potwierdza transakcję kupna-sprzedaży produktów czy usług. Ma wszystkie cechy faktury papierowej i identycznie jak ona, w praktyce działania firm oraz urzędów jest uznawany za dokument rozliczeniowy oraz stanowi podstawę do zapłaty podatku dochodowego i VAT. Jego skanu nie można jednak uznać za e-fakturę.
Jak wystawić fakturę elektroniczną? Zwykle odbywa się to za pomocą specjalnego programu, w którym dokumentuje się operacje sprzedaży przez firmę towarów lub usług na rzecz innego kontrahenta – przedsiębiorstwa czy osoby prywatnej. Po wystawieniu e-faktura jest wysyłana za pomocą internetu. Aby jednak mogła zostać zaksięgowana, musi spełnić szereg wymogów formalnych.
Spójrz także, jakie sprzęty dla małej firmy warto wziąć na fakturę >>
Jak wystawić fakturę elektroniczną? Zwykle odbywa się to za pomocą specjalnego programu, w którym dokumentuje się operacje sprzedaży przez firmę towarów lub usług na rzecz innego kontrahenta – przedsiębiorstwa czy osoby prywatnej. Po wystawieniu e-faktura jest wysyłana za pomocą internetu. Aby jednak mogła zostać zaksięgowana, musi spełnić szereg wymogów formalnych.
Spójrz także, jakie sprzęty dla małej firmy warto wziąć na fakturę >>
Jak wygląda faktura elektroniczna?
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług taki dokument musi zawierać szereg danych. Chodzi szczególnie o:
- datę wystawienia faktury i datę dostawy towaru, zakończenia realizacji usługi albo otrzymania zapłaty;
- kolejny numer faktury;
- imiona i nazwiska lub nazwy obu stron transakcji oraz ich numery NIP.
W odniesieniu do tego, co to jest e-faktura, trzeba pamiętać również o tym, aby zawierała ona ceny jednostkowe sprzedanych towarów bądź usług. W przypadku firmy będącej czynnym podatnikiem VAT podaje się też stawkę i wysokość podatku od towarów i usług.
Jak w odniesieniu do sprzętów elektronicznych kupionych na firmę wyglądają gwarancja i reklamacje? Poznaj odpowiedź na to pytanie >>
Czy faktura elektroniczna musi być podpisana?
Nie, obecnie nie ma takiego obowiązku. E-Faktura jest ważna nawet bez podpisu, jeśli tylko zawiera wszystkie niezbędne dane. Nie ma jednak przeszkód do tego, aby ją uwierzytelnić, na przykład podpisem kwalifikowanym.
Dowiedz się również: Czy możliwe jest odroczenie terminu płatności VAT za usługi, a jeśli tak, kiedy może być to potrzebne oraz jak można skorzystać z takiego rozwiązania? >>
Dowiedz się również: Czy możliwe jest odroczenie terminu płatności VAT za usługi, a jeśli tak, kiedy może być to potrzebne oraz jak można skorzystać z takiego rozwiązania? >>
Dlaczego w swojej firmie warto stosować elektroniczne faktury?
Jest to korzystne z różnych powodów.
- Oszczędność czasu i pieniędzy. Nie trzeba drukować dokumentów papierowych.
- Brak ryzyka niedostarczenia faktury. Nie martwisz się tym, że przesyłka pocztowa zaginie.
- Wygodne przechowywanie i archiwizacja e-faktur, a także komfortowy dostęp do nich z poziomu nowoczesnego smartfona czy laptopa. Efektem jest lepsza kontrola nad finansami firmy.
Warto wiedzieć, jak wysyłać faktury elektroniczne, także z uwagi na kwestie dotyczące ekologii. Dzięki e-fakturom nie ma potrzeby uruchamiania drukarki, co oznacza mniej papieru i tuszu oraz niższe zużycie energii.
Faktura elektroniczna czy papierowa – co wybrać w dobie postępującej digitalizacji dokumentów firmowych?
Znacznie lepszym rozwiązaniem jest faktura papierowa. Czasem jednak firma może być zmuszona do wystawiania tradycyjnych dokumentów. Jest tak na przykład, gdy część klientów, ze względu na własne przyzwyczajenia albo wykluczenie cyfrowe, preferuje właśnie taką formę.
Podczas prowadzenia firmy bardzo przyda się nowoczesny smartfon. Sprawdź, czy można go uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów i tym samym zmniejszyć wysokość podatku dochodowego >>
Podczas prowadzenia firmy bardzo przyda się nowoczesny smartfon. Sprawdź, czy można go uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów i tym samym zmniejszyć wysokość podatku dochodowego >>
Co to jest e-faktura w systemie KSeF?
To faktura elektroniczna wystawiona, przesłana do kontrahenta i zarchiwizowana w Krajowym Systemie e-Faktur. Taki system będzie obowiązkowy:
- od 1 lutego 2026 r. w przypadku firm, w których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł;
- od 1 kwietnia 2026 r. lub od 1 stycznia 2027 r. w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorstw.
KSeF obejmie wyłącznie transakcje między firmami. W przypadku rozliczeń z osobami prywatnymi nadal będzie można wystawiać faktury poza KSeF. Oczywiście nic nie będzie stało na przeszkodzie, aby także i w tej sytuacji skorzystać z takiego systemu.
Jak w dobie powszechnej digitalizacji i cyfryzacji skutecznie ochronić finanse firmy oraz dane klientów? Zapoznaj się z poradnikiem, w którym znajdziesz odpowiedź na to pytanie >>
FAQ
1. Czy PDF to faktura elektroniczna?
Tak, e-faktura może być wystawiona w formacie PDF.
2. Na czym polega faktura elektroniczna?
To faktura wystawiana i przesyłana w formie cyfrowej, bez potrzeby drukowania dokumentu papierowego.
3. Czy faktura elektroniczna jest tym samym co faktura papierowa?
Jeśli zawiera wszystkie niezbędne dane, ma taką samą moc prawną jak dokument papierowy.
4. Jak rozpoznać fakturę elektroniczną?
Po tym, że otrzymuje się ją w formie cyfrowej, na przykład mailowo.
5. Czy faktura elektroniczna bez podpisu jest ważna?
Tak, nie ma obowiązku składania na niej podpisu, choć oczywiście można to zrobić.
6. Czy e-faktury będą obowiązkowe?
Tak, ale tylko w przypadku transakcji realizowanych między przedsiębiorcami.
7. Kiedy koniec papierowych faktur?
W rozliczeniach między firmami stosowanie e-faktur będzie obowiązkowe od 1 lutego 2026 r., przy czym w przypadku mniejszych podatników termin ten przesunięto na 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.
8. Kto musi korzystać z KSeF?
Przedsiębiorcy wystawiający innym firmom faktury za sprzedane produkty czy zrealizowane usługi.
