Przejdź do strony głównej
Przejdź do strony koszyka
Przejdź do strony głównej
Przejdź do strony koszyka
Poradnik dla biznesu

Inteligentne biuro i kontrola dostępu. Technologie, które zwiększają bezpieczeństwo i komfort

W poradniku znajdziesz wskazówki dotyczące tego, co jest potrzebne, aby stworzyć inteligentne biuro. Opiszemy, jakie cechy ma takie biuro, jak również jakie technologie warto zastosować w jego ramach.

System automatyzacji biura może przynieść Twojej firmie wiele korzyści. Warto go wdrożyć choćby z tego powodu, że pomoże ograniczyć wydatki oraz usprawnić realizację procesów biznesowych. Jak wygląda automatyzacja biura i jakie technologie warto wykorzystać w jej ramach?
 
SPIS TREŚCI
 

Co to jest inteligentne biuro?

Inteligentne biuro, czyli smart office, to przestrzeń pracy, w której na szeroką skalę używa się zaawansowanych technologii. Bazuje na kompleksowym systemie zarządzania procesami biznesowymi, które dotyczą zarówno zaopatrzenia i sprzedaży, jak również obsługi klienta. Odnosi się także do urządzeń, które wspierają nie tylko właściciela, ale też poszczególnych pracowników.

Dzięki którym sprzętom można wesprzeć mobilność pracowników? Spójrz na poradnik, w którym je opisujemy >>

Jakie cechy ma inteligentne biuro?

Smart office wyróżnia się tym, że jest:
 
  • nowoczesne, zarówno pod kątem stosowania innowacyjnych rozwiązań, jak i wystroju;
     
  • zaawansowane technologicznie – obecnie duże wsparcie w tym względzie oferuje sztuczna inteligencja;
     
  • zrównoważone – w jego ramach kładzie się nacisk na stosowanie ekologicznych rozwiązań.

Inteligentne biuro powinno być również w pełni efektywne (dotyczy to na przykład obiegu dokumentów czy delegowania zadań) oraz komfortowe w użytkowaniu, co sprzyja sprawnej realizacji procesów. Duże znaczenie mają również kwestie związane z bezpieczeństwem, w tym z ochroną przed cyberatakami.

Jakie korzyści może zapewnić automatyzacja biura?

Smart office generuje korzyści nie tylko dla samej firmy i jego właściciela czy pracowników, ale też całego ekosystemu, w którym działa przedsiębiorstwo. System automatyzacji biura dotyka wielu sfer jego funkcjonowania:
 
  • finansowej – taki system pozwoli ograniczyć koszty dzięki redukcji rachunków czy szybszej realizacji zadań;
     
  • wizerunkowej – inteligentne biuro może doprowadzić do zwiększenia prestiżu firmy;
     
  • zarządczej – dzięki takiemu biuru można łatwiej kontrolować pracowników, także tych, którzy pracują mobilnie (w terenie) bądź zdalnie.

Przeczytaj również: Jak zaaranżować domowe biuro?

Automatyzacja biura odgrywa dużą rolę również w działaniach na rzecz ekologii. Pomoże zmniejszyć ślad węglowy firmy dzięki ograniczeniu obiegu dokumentów papierowych czy optymalizacji zużycia energii.

Zespół podczas codziennej pracy w biurze 

Jakie rozwiązania i technologie wspierają system automatyzacji biura?

Jest ich sporo, jednak w praktyce funkcjonowania współczesnej firmy najczęściej przydają się te, które opiszemy poniżej.

Internet rzeczy

IoT pozwoli sterować za pomocą specjalnego pilota czy nawet smartfona różnymi urządzeniami firmowymi. Dotyczy to nie tylko elementów oświetlenia czy klimatyzacji, ale też elektrycznie regulowanego biurka.

Internet rzeczy bardzo przyda się podczas realizacji usług w sektorze MŚP. Sprawdź, jakie są jego elementy i zalety oraz do czego, oprócz smart office, można wykorzystać IoT >>

Sztuczna inteligencja

AI wspiera biznes poprzez możliwość automatyzacji różnych procesów. Dotyczy to na przykład raportowania, harmonogramowania, fakturowania czy obsługi klienta.

AI w smartfonie obejmuje technologie niezwykle przydatne w biznesie. Zobacz, jak działa oraz co potrafi sztuczna inteligencja w telefonach >>

System kontroli dostępu

To system automatyzacji biura, dzięki któremu można elektronicznie identyfikować i weryfikować osoby wchodzące i wychodzące do/z firmy. Pomoże zapewnić bezpieczeństwo w biurze, a także usprawni ewidencjonowanie oraz rozliczanie czasu pracy personelu.

Chmura obliczeniowa

W chmurze można wygodnie i bezpiecznie przechowywać dane firmowe. Pozwoli ponadto uzyskać do nich dostęp z różnych lokalizacji – wystarczy nowoczesny smartfon czy laptop z obsługą internetu.

Zarządzasz zespołem pracującym zdalnie? Poznaj najlepsze rozwiązania cloudowe przeznaczone dla mobilnych pracowników >>

Inteligentny system zarządzania energią

Automatyzacja biura może się powieść, jeśli zastosujesz systemy, które optymalizują zużycie prądu i tym samym dbają o zmniejszenie wysokości rachunków firmowych. Przykłady to inteligentne oświetlenie, klimatyzacja czy rolety.

Szybki internet

Inteligentne biuro w dużej mierze opiera się na technologiach i urządzeniach, które wymagają dostępu do ultraszybkiego internetu. Pod tym kątem najlepiej wypada światłowód, natomiast w przypadku internetu mobilnego warto wybrać abonament telefoniczny z obsługą sieci 5G. Zarówno światłowód, jak i 5G oferują ogromne prędkości przesyłu danych i możliwość obsługi wielu urządzeń jednocześnie, a do tego są niezawodne w każdych warunkach i gwarantują niskie opóźnienia (ping).

Jakie technologie pomogą Ci stworzyć inteligentne biuro? Lista - infografika 

Uzyskaj więcej informacji na temat tego, jakie zalety ma sieć 5G i jakie możliwości stwarza ona małym firmom >>

Już wiesz, jak powinien wyglądać system automatyzacji biura

Inteligentne biuro warto wdrożyć w swojej firmie ze względów finansowych, ekologicznych czy wizerunkowych. Aby je stworzyć, trzeba bazować na sprawdzonych technologiach i rozwiązaniach, jak AI, IoT czy system kontroli dostępu. Pamiętaj, aby w trakcie ich wdrażania i stosowania zadbać o cyberbezpieczeństwo, na przykład poprzez korzystanie z uwierzytelniania wieloskładnikowego.

FAQ

1. Na czym polega automatyzacja pracy biurowej?

Na wdrożeniu zaawansowanych rozwiązań i technologii, które pomogą usprawnić procesy biznesowe, ograniczyć koszty firmowe oraz lepiej zadbać o środowisko naturalne.

2. Co to jest automatyzacja fakturowania?

To wdrożenie e-faktur, które są tworzone, wysyłane do klientów oraz archiwizowane w środowisku cyfrowym. Dzięki nim można ograniczyć papierowy obieg dokumentów w firmie.

3. Co to jest inteligentne urządzenie?

To sprzęt, który ma zaawansowane, automatyczne funkcje, bazujące na przykład na sztucznej inteligencji. Jego działanie często opiera się na internecie.

4. Jakie może być biuro?

Nowoczesne biuro powinno być zaawansowane pod kątem technologicznym, zrównoważone i ekologiczne oraz bezpieczne i komfortowe w użytkowaniu.
 

Inne artykuły z tej kategorii

AI w MŚP. Jak sztuczna inteligencja usprawnia zarządzanie i obsługę klienta w małych firmach?

AI w MŚP. Jak sztuczna inteligencja usprawnia zarządzanie i obsługę klienta w małych firmach?

Dzięki lekturze artykułu dowiesz się, czym jest i jak wygląda wdrożenie AI w firmie. Omówimy korzyści, jakie może przynieść realizacja takiego procesu, a także sposoby wykorzystania technologii AI w sektorze MŚP oraz wyzwania, jakie się z tym wiążą. Sztuczna inteligencja jest coraz powszechniej wykorzystywana w różnych dziedzinach funkcjonowania człowieka. Znajduje szerokie zastosowanie również w praktyce działania małych i średnich firm. Czym jest i z jakich etapów składa się wdrożenie AI w firmie? Jakie korzyści i wyzwania się z tym wiążą?  
E-faktury i digitalizacja dokumentów. Obniż koszty i zwiększ efektywność w swojej firmie

E-faktury i digitalizacja dokumentów. Obniż koszty i zwiększ efektywność w swojej firmie

W artykule znajdziesz odpowiedzi na szereg pytań dotyczących e-faktur: Czym są i jak wyglądają elektroniczne faktury oraz dlaczego warto je stosować w swojej firmie? Czy faktura elektroniczna wymaga podpisu? Co to jest KSeF? Elektroniczne faktury i, szerzej, digitalizacja dokumentów mogą przynieść firmie realne korzyści. I nie chodzi tutaj tylko o ograniczenie papierowego obiegu dokumentów i związane z tym zmniejszenie kosztów oraz lepszą dbałość o środowisko naturalne. Dowiedz się, co to jest i jak wygląda faktura elektroniczna, jakie zalety wiążą się z jej wykorzystywaniem oraz czym jest KSeF.  
Cyberbezpieczeństwo w małej firmie. 7 najczęstszych zagrożeń i jak się przed nimi chronić

Cyberbezpieczeństwo w małej firmie. 7 najczęstszych zagrożeń i jak się przed nimi chronić

Jakie zagrożenia mogą naruszyć cyberbezpieczeństwo firmy w przypadku niewielkiej działalności gospodarczej? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w artykule. Dowiesz się z niego także, w jaki sposób można przeciwdziałać takim zagrożeniom. Zagrożenia w internecie dotyczą nie tylko osób prywatnych, ale również firm. Jeśli skutecznie się im nie przeciwstawisz, mogą doprowadzić nawet do paraliżu funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa. Dlatego warto wiedzieć, jak zadbać o cyberbezpieczeństwo firmy. Przydatne porady z tym związane znajdziesz w naszym poradniku.  
Zobacz więcej

Najnowsze artykuły