Poradnik dla biznesu
Zarządzanie projektami online – najlepsze aplikacje dla małych firm
Aplikacja do zarządzania projektami to bardzo przydatne narzędzie w małej firmie. Dlaczego? Tego dowiesz się z naszego artykułu. Wyjaśnimy w nim również, jakie funkcje powinna mieć taka apka oraz na co warto zwrócić uwagę przy jej wyborze.
SPIS TREŚCI
- Czym są narzędzia do zarządzania projektami online?
- Jakie funkcje powinna mieć dobra aplikacja do zarządzania projektami?
- Przegląd najpopularniejszych aplikacji do zarządzania projektami
- Jak wybrać odpowiednią aplikację do zarządzania projektami dla swojej firmy?
- Jak skutecznie wdrożyć nową aplikację do zarządzania projektami w zespole?
- FAQ
Aplikacja do zarządzania projektami dla małej firmy powinna być wybierania przy wzięciu pod uwagę przede wszystkim wielkości zespołu i liczby aktywnych projektów oraz dostępnych funkcji. W mikrofirmach sprawdzi się Trello, w nieco większych Asana czy ClickUp, a w tych zatrudniających ponad 20 pracowników Monday.com bądź Jira.
Czym są narzędzia do zarządzania projektami online?
To aplikacje do zarządzania zadaniami na co dzień realizowanymi w firmie. Ułatwiają skuteczne planowanie, monitorowanie, a nawet ewaluację procesów biznesowych. Poza tym stwarzają podstawy do nawiązywania ścisłej współpracy między pracownikami oraz zapewniają mobilne kierowanie projektami dzięki zdalnej komunikacji czy obiegowi dokumentów. Są przy tym skalowalne, a więc bez przeszkód można je dopasować do potrzeb zarówno mikro, jak i małej firmy.
Jakie funkcje powinna mieć dobra aplikacja do zarządzania projektami?
Oprogramowanie do zarządzania projektami powinno mieć funkcje, które staną się codziennymi pomocnikami dla firmy.
- Karty Kanban – w specjalnych tablicach podzielonych na kolumny wpisuje się status realizowanych zadań i podzadań („Do zrobienia”, „W toku”, „Gotowe” itp.), co pomaga śledzić przepływ pracy i wykrywać oraz likwidować wąskie gardła w jego ramach.
- Kalendarz projektów – ułatwia harmonogramowanie oraz monitorowanie procesów biznesowych.
- Przypisywanie zadań pracownikom połączone z określaniem priorytetów i terminów realizacji projektów.
- Śledzenie postępów i czasu pracy – przyczynia się do sprawnej kontroli wykonywania zadań przez pracowników.
- Integracje z zewnętrznymi narzędziami – pocztami online, systemami CRM (zarządzania relacjami z klientami), komunikatorami typu Slack czy Teams.
Zarządzanie projektami online powinno być oparte również na funkcji pracy w czasie rzeczywistym. Wiąże się ona z możliwością otrzymywania przez wszystkich członków zespołów projektowych powiadomień dotyczących na przykład poprawek zgłaszanych przez inne osoby.
Przegląd najpopularniejszych aplikacji do zarządzania projektami
W sklepach Google Play czy App Store spotkasz sporo apek dedykowanych do zarządzania projektami. Oto najpopularniejsze z nich.
|
Aplikacja
|
Cechy i funkcje
|
Dla ilu osób?
|
|
Trello
|
|
|
|
ClickUp
|
|
|
|
Asana
|
|
|
|
Monday.com
|
|
|
|
Jira
|
|
|
|
Notion
|
|
|
|
Basecamp
|
|
|
Jak wybrać odpowiednią aplikację do zarządzania projektami dla swojej firmy?
Wybór zależy głównie od wielkości firmy oraz przeznaczenia takiej aplikacji. Liczą się przede wszystkim rozmiar zespołu i liczba aktywnych projektów oraz niezbędne funkcje. Zwróć również uwagę na integrację z istniejącymi narzędziami, możliwość obsługi mobilnej i pracy offline, a także dostępność wsparcia. Nie pomiń ponadto budżetu, jaki możesz przeznaczyć na zakup narzędzia do zarządzania projektami. Jeśli wyjątkowo mocno liczysz się z kosztami, możesz zdecydować się na plan bezpłatny.
Jak skutecznie wdrożyć nową aplikację do zarządzania projektami w zespole?
Warto to zrobić krok po kroku, pamiętając nie tylko o samej fazie wdrożenia, ale również o skrupulatnym zaplanowaniu całego procesu.
- Wyznacz funkcje, jakich potrzebujesz.
- Wybierz i przetestuj programy, które zawierają takie funkcje. Nawet płatne aplikacje oferują możliwość wypróbowania ich działania przez określony czas za darmo.
- Zrealizuj projekt pilotażowy, najlepiej realny, dla konkretnego klienta.
- Ustal jednolite nazewnictwo poszczególnych zadań i statusów – usprawni to realizację procesów.
- Przeszkól zespół w obsłudze aplikacji.
- Przeprowadź migrację danych z poprzedniego systemu.
- Wyznacz opiekuna narzędzia, który zadba o regularne przeglądanie i archiwizowanie projektów.
FAQ
1. Jakie są najlepsze darmowe aplikacje do zarządzania projektami?
Polecamy multifunkcyjny ClickUp, przeznaczoną dla maksymalnie 15 osób Asanę, Trello z tablicami Kanban albo Notion z funkcją zarządzania osobistą bazą wiedzy.
2. Czym różni się Trello od Asany?
Trello zapewnia prostszą obsługę, opierając się głównie na tablicach Kanban, podczas gdy Asana oferuje więcej opcji i widoków (listy, osie czasu, kalendarz itd.).
3. Jakie narzędzie do zarządzania projektami jest najlepsze dla małego zespołu?
Wszystko zależy od potrzeb członków zespołu. Trello warto wybrać ze względu na łatwą obsługę, ClickUp z uwagi na sporą elastyczność, a Asanę, gdy potrzeba wielu widoków. Często wystarczające są aplikacje do zarządzania projektami z darmowymi planami.
4. Czy ClickUp jest darmowy dla małych firm?
Tak – plan Free Forever oferuje nielimitowane zadania i użytkowników oraz wiele funkcji, dlatego spokojnie wystarczy małej firmie. Ograniczenia takiego planu dotyczą mniejszej przestrzeni dyskowej i braku dostępu do niektórych bardziej zaawansowanych opcji.
5. Jak zorganizować pracę zdalnego zespołu?
Kluczowe jest jasne przypisywanie zadań i terminów w odpowiednim narzędziu, odbywanie regularnych spotkań statusowych oraz śledzenie przepływu pracy i wykrywanie wąskich gardeł w jego ramach.
6. Co to jest tablica Kanban i do czego służy?
To wizualna metoda zarządzania pracą, za pośrednictwem kolumn i kart zadań.
