Przejdź do strony głównej
Przejdź do strony koszyka
Przejdź do strony głównej
Przejdź do strony koszyka
Poradnik dla biznesu

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – co to jest i od kiedy obowiązuje?

W poniższym poradniku znajdziesz najważniejsze informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – od kiedy obowiązuje, czym jest i kogo dotyczy. Wyjaśniamy również, jak wyglądają faktury wystawiane w KSeF oraz jaki wpływ ma wprowadzenie KSeF na rozliczenia z T-Mobile w kontekście świadczonych usług, jak i sprzedaży towarów. 
SPIS TREŚCI
 

KSeF – co to jest?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna wdrożona przez Ministerstwo Finansów, w ramach której możesz:
 
  • wystawiać faktury dokumentujące sprzedaż towarów lub usług;
     
  • otrzymywać od kontrahentów faktury dokumentujące zakup towarów lub usług.
     
Głównym celem systemu jest centralizacja obrotu fakturami w Polsce. KSeF zapewnia autentyczność i integralność każdej e-faktury, a wszystkie dokumenty znajdują się w jednej bazie danych. Dla przedsiębiorcy oznacza to koniec z zagubionymi fakturami, znaczące ograniczenie papierowych wydruków oraz zmniejszenie liczby błędów przy wystawianiu faktur.
 
Informacje techniczne oraz odpowiedzi na pytania znajdziesz na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów https://ksef.podatki.gov.pl/ .

Czym są e-faktury KSeF?

W przestrzeni publicznej funkcjonują pojęcia takie jak faktura KSeF, faktura ustrukturyzowana czy e-faktura. Wszystkie te terminy odnoszą się do tego samego dokumentu.
 
W KSeF faktury mają postać ustrukturyzowaną – jest to plik w formacie XML. System weryfikuje faktury pod kątem zgodności z odgórnie narzuconym wzorem (strukturą logiczną) i nadaje im unikalny numer KSeF ID.
 
Oznacza to, że każdy przedsiębiorca wystawia fakturę według tego samego schematu. Niezależnie czy fakturę wystawia T-Mobile, czy inna firma – wzór dokumentu jest jeden.
 
WAŻNE! W relacjach B2B wiążącym dokumentem jest plik XML pobrany z KSeF. Plik PDF lub wydruk papierowy stanowi jedynie czytelną prezentację (wizualizację) danych z XML, służącą do przeglądu czy wewnętrznego przetwarzania.

KSeF – jak się zalogować?

Dostęp do systemu KSeF jest możliwy za pomocą:
 
  • narzędzi finansowo-księgowych zintegrowanych z KSeF (poprzez API);
     
  • bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów: Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna KSeF czy e-mikrofirma.
     
Faktury wystawione przez T-Mobile będą dostępne jako wizualizacja również w aplikacji Mój T-Mobile (aplikację można pobrać ze sklepu Google Play lub App Store). Jeśli reprezentujesz dużą firmę lub korporację – w eSerwisie.

Wizyta w kawiarni

KSeF – od kiedy jest obowiązkowy i kogo obejmuje?

Wdrożeniem obowiązkowego KSeF objęci są polscy przedsiębiorcy zgodnie z poniższymi terminami:
 
  • od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla dużych firm (o obrotach powyżej 200 mln zł), w tym dla T-Mobile;
     
  • od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych firm (małe i średnie przedsiębiorstwa) z pewnymi wyjątkami;
     
  • od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla firm o najniższych obrotach (zwolnionych z VAT, ryczałtowców, o obrotach do 10 tys. zł miesięcznie).
     
Obowiązek odbierania faktur z KSeF dotyczy wszystkich krajowych podmiotów biznesowych od 1 lutego 2026 r.
 
Wysyłanie faktur dla klientów indywidualnych (B2C) przez KSeF jest możliwe, ale nie jest obowiązkowe. Konsumenci nie mają obowiązku pobierania faktur za pośrednictwem systemu – otrzymają je dotychczasowymi kanałami.

Jakie zmiany powoduje KSeF dla faktur wystawianych przez T-Mobile?

Od 1 lutego 2026 r. T-Mobile będzie wystawiać faktury wszystkim klientom biznesowym za pośrednictwem KSeF.
 
  • Faktury (pliki XML) nie będą wysyłane bezpośrednio do nabywców (np. jako załącznik e-mail).
     
  • Klient biznesowy będzie mógł pobrać oryginał e-faktury samodzielnie z KSeF.
     
  • Wizualizacja faktury będzie dostępna w aplikacji Mój T-Mobile lub w eSerwis.
     
Do KSeF przekazywane są same faktury, bez załączników. Zestawienia zbiorcze i szczegółowe informacje (np. billingi) będą przesyłane klientom w dotychczasowej formie (pocztą tradycyjną lub e-mailem).

Bizneswoman rozmawia przez telefon

FAQ. Najczęściej zadawane pytania

1. Czy w sklepie T-Mobile dostanę fakturę za zakup telefonu, laptopa lub innego sprzętu?

Przy zakupie sprzętu w sklepie stacjonarnym T-Mobile, jako klient biznesowy nie otrzymasz standardowej drukowanej faktury. Zamiast tego otrzymasz dokument „Potwierdzenie Wydania Towaru”, zawierający informacje o zakupionych produktach. Właściwa e-faktura będzie dostępna w systemie KSeF, a jej wizualizacja w aplikacji Mój T-Mobile (dla dużych przedsiębiorstw i korporacji będzie to eSerwis).

2. Czy dostanę od T-Mobile informację o kwocie do zapłaty i terminie płatności?

Tak, w wysyłanej informacji wraz z rozliczeniem szczegółowym nadal będziemy umieszczać kwotę do zapłaty, termin płatności oraz numer rachunku bankowego.

3. Co w przypadku awarii KSeF? Jak odbiorę wtedy swoją fakturę?

W przypadku awarii systemu ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów, faktury będą wystawiane w tzw. trybie awaryjnym. W praktyce oznacza to, że faktury opatrzymy kodami QR (OFFLINE i CERTYFIKAT) i dostarczymy w sposób wcześniej uzgodniony z Klientem (np. e-mail lub poczta tradycyjna). Po usunięciu awarii faktury prześlemy do KSeF.

4. Czy wprowadzenie e-faktur wpłynie na jakość usług świadczonych przez T-Mobile?

Nie, wprowadzenie KSeF nie ma wpływu na jakość usług.

5. Jestem przedsiębiorcą i w lutym 2026 nie dostałem e-faktury w KSeF od T-Mobile. Co mam zrobić?

W takim przypadku prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta.

6. Czy po wejściu w życie KSeF będą opóźnienia w otrzymywaniu faktur?

Wewnętrzne procesy wystawiania faktur przez T-Mobile nie ulegną wydłużeniu. Jednak czas przetworzenia e-faktury przez KSeF, nadanie jej numeru oraz możliwość pobrania jej przez Klienta zależą od wydajności systemu KSeF.

7. Czy szczegółowe dane na temat moich połączeń będą przesyłane do KSeF?

Nie, do KSeF będzie wysłana wyłącznie faktura. Dane szczegółowe (billingi) nie są przesyłane do systemu rządowego.

8. Czy mogę otrzymać e-fakturę za doładowanie pre-paid w KSeF?

Tak, przedsiębiorca może otrzymać e-fakturę za doładowanie pre-paid w KSeF.

9. Czy po wejściu w życie KSeF znikną faktury papierowe i w formacie PDF?

Nie, po wejściu w życie obowiązkowego KSeF faktury papierowe i w formacie pdf nie znikną całkowicie. Faktury papierowe i w formacie PDF będą wystawianie m.in. w trybie awarii KSeF (z odpowiednim oznaczeniem) oraz awarii całkowitej.

10. Czy korzystanie z KSeF będzie bezpłatne?

Tak, korzystanie z systemu KSeF jest bezpłatne.

Inne artykuły z tej kategorii

AI w MŚP. Jak sztuczna inteligencja usprawnia zarządzanie i obsługę klienta w małych firmach?

AI w MŚP. Jak sztuczna inteligencja usprawnia zarządzanie i obsługę klienta w małych firmach?

Dzięki lekturze artykułu dowiesz się, czym jest i jak wygląda wdrożenie AI w firmie. Omówimy korzyści, jakie może przynieść realizacja takiego procesu, a także sposoby wykorzystania technologii AI w sektorze MŚP oraz wyzwania, jakie się z tym wiążą. Sztuczna inteligencja jest coraz powszechniej wykorzystywana w różnych dziedzinach funkcjonowania człowieka. Znajduje szerokie zastosowanie również w praktyce działania małych i średnich firm. Czym jest i z jakich etapów składa się wdrożenie AI w firmie? Jakie korzyści i wyzwania się z tym wiążą?  
E-faktury i digitalizacja dokumentów. Obniż koszty i zwiększ efektywność w swojej firmie

E-faktury i digitalizacja dokumentów. Obniż koszty i zwiększ efektywność w swojej firmie

W artykule znajdziesz odpowiedzi na szereg pytań dotyczących e-faktur: Czym są i jak wyglądają elektroniczne faktury oraz dlaczego warto je stosować w swojej firmie? Czy faktura elektroniczna wymaga podpisu? Co to jest KSeF? Elektroniczne faktury i, szerzej, digitalizacja dokumentów mogą przynieść firmie realne korzyści. I nie chodzi tutaj tylko o ograniczenie papierowego obiegu dokumentów i związane z tym zmniejszenie kosztów oraz lepszą dbałość o środowisko naturalne. Dowiedz się, co to jest i jak wygląda faktura elektroniczna, jakie zalety wiążą się z jej wykorzystywaniem oraz czym jest KSeF.  
Cyberbezpieczeństwo w małej firmie. 7 najczęstszych zagrożeń i jak się przed nimi chronić

Cyberbezpieczeństwo w małej firmie. 7 najczęstszych zagrożeń i jak się przed nimi chronić

Jakie zagrożenia mogą naruszyć cyberbezpieczeństwo firmy w przypadku niewielkiej działalności gospodarczej? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w artykule. Dowiesz się z niego także, w jaki sposób można przeciwdziałać takim zagrożeniom. Zagrożenia w internecie dotyczą nie tylko osób prywatnych, ale również firm. Jeśli skutecznie się im nie przeciwstawisz, mogą doprowadzić nawet do paraliżu funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa. Dlatego warto wiedzieć, jak zadbać o cyberbezpieczeństwo firmy. Przydatne porady z tym związane znajdziesz w naszym poradniku.  
Zobacz więcej

Najnowsze artykuły