Poradnik dla użytkownika
Faktura papierowa czy faktura online?
W artykule opiszemy, jakie zalety i wady mają faktura online oraz papierowa, a także czy ta ostatnia, wraz z wprowadzeniem KSeF, odejdzie do lamusa. Poza tym sprawdzimy, która z tych dwóch faktur jest polecanym rozwiązaniem podczas korzystania z usług operatora telekomunikacyjnego.
W 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać system KSeF, który nakłada na wiele podmiotów obowiązek wystawiania faktur w formie elektronicznej. Czy jednak faktura VAT online będzie dotyczyć każdej transakcji, a jeśli nie, to kto został wyłączony z jej stosowania? Jakie zalety ma taka faktura i jak wypada na tle dokumentu papierowego?
W 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać system KSeF, który nakłada na wiele podmiotów obowiązek wystawiania faktur w formie elektronicznej. Czy jednak faktura VAT online będzie dotyczyć każdej transakcji, a jeśli nie, to kto został wyłączony z jej stosowania? Jakie zalety ma taka faktura i jak wypada na tle dokumentu papierowego?
SPIS TREŚCI
- Czy i kiedy faktura online stanie się obowiązkiem? Wszystko o systemie KSeF
- Papierowe faktury – do kiedy można je wystawiać?
- Faktura online vs. faktura papierowa – zalety i wady
- Korzystasz z usług operatora telekomunikacyjnego? Faktura online czy papierowa – co wybrać?
- FAQ
Czy i kiedy faktura online stanie się obowiązkiem? Wszystko o systemie KSeF
Według planów, w 2026 r. rozpocznie funkcjonowanie KSeF – Krajowy System e-Faktur. To centralna platforma, która ma służyć do wystawiania, odbierania oraz archiwizowania dokumentów potwierdzających sprzedaż produktów czy usług, takich jak faktura VAT online.
KSeF dotyczy rozliczeń między firmami – zarówno podatnikami czynnymi, jak i zwolnionymi z VAT. Wprawdzie faktura online w ramach KSeF może być wystawiana już od 1 stycznia 2022 r., to jednak odbywa się to dobrowolnie. Korzystanie z systemu będzie natomiast obowiązkowe od:
- 1 lutego 2026 r. – dla firm, w których w 2024 r. wartość sprzedaży wraz z podatkiem wyniosła ponad 200 mln zł;
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.
W przypadku najmniejszych firm, w których pojedyncze transakcje nie przekraczają kwoty 450 zł, a łączna miesięczna sprzedaż jest nie większa niż 10 000 zł, termin wdrożenia KSeF przesunięto jednak na 1 stycznia 2027 r.
Papierowe faktury – do kiedy można je wystawiać?
Faktura papierowa może być wystawiana w rozliczeniach między firmami do wspomnianych terminów. Faktura VAT online nie zastąpi jednak całkowicie dokumentów papierowych, gdyż będą one mogły być nadal stosowane w transakcjach między firmami a nabywcami prywatnymi, czyli w formule B2C. Oczywiście nic nie będzie stało na przeszkodzie, aby podczas takich transakcji korzystać z faktur elektronicznych wygenerowanych w ramach KSeF albo pod postacią dokumentów PDF.
Dowiedz się więcej: Czym jest umowa B2B? Jakie są jej zalety i wady oraz jak wypada na tle umowy o pracę?
Czy trzeba przechowywać faktury w formie papierowej?
Nie istnieje taki obowiązek. Nawet jeśli firma wystawia faktury papierowe, przed przekazaniem ich klientom mogą one zostać zeskanowane i zgrane na komputer. To świetny sposób na ograniczenie papierologii w firmie.
Faktura online vs. faktura papierowa – zalety i wady
Jeśli istnieje wybór między tymi dwoma typami dokumentów, zwykle korzystniej wypada faktura VAT online. Zawsze jednak warto rozważyć wszystkie „za” i „przeciw” stosowaniu takich faktur.
Jakie korzyści zapewnia faktura VAT online? Jakie ewentualne ograniczenia są z nią związane?
Faktura online to przede wszystkim znaczna oszczędność czasu i pieniędzy. Nie ma konieczności drukowania i przesyłania każdemu klientowi dokumentu papierowego, co automatyzuje i przyspiesza procesy biznesowe. Poza tym część firm, szczególnie najmniejszych, może korzystać z programów, które nie wymagają ponoszenia opłat za korzystanie z nich i w których dostępna jest faktura online za darmo.
Wystawianie faktur VAT online to także korzyści związane z:
- ekologią – ograniczenie zużycia papieru, tuszu do drukarki i energii;
- wygodą – dostęp do e-faktury jest możliwy z poziomu każdego urządzenia łączącego się z siecią, nawet smartfona;
- bonusami – są one oferowane w zamian za korzystanie z faktur elektronicznych na przykład przez niektórych operatorów telefonicznych; warto dodać, że część takich operatorów umożliwia wygodne zarządzanie e-fakturami z poziomu własnej aplikacji mobilnej.
Ale żeby nie było tak kolorowo – faktura VAT online ma również kilka wad. Chodzi o to, że osoby wykluczone cyfrowo, które nie wykupiły na przykład abonamentu z internetem mobilnym, nie są w stanie korzystać z tego typu dokumentu. Poza tym trzeba wspomnieć o kwestiach związanych z cyberbezpieczeństwem i ryzykiem wycieku danych osobowych czy z ograniczoną kontrolą nad tymi danymi, gdy firma fakturuje za pomocą zewnętrznego dostawcy.
Jakie zalety i wady ma faktura papierowa?
Faktura papierowa ma sprawdzoną i czytelną dla wielu odbiorców formę, a także nie powoduje konieczności korzystania z internetu w celu jej odczytania. Dlatego wciąż, mimo postępującej cyfryzacji, jest rozwiązaniem stosowanym w rozliczeniach z wieloma odbiorcami. Trzeba jednak mieć świadomość wad związanych z jej wykorzystywaniem. Dotyczy to zużycia papieru czy tuszu, ryzyka nieodwracalnego zgubienia lub zniszczenia faktury, na przykład w wyniku pożaru, czy dłuższego czasu jej wysyłki w porównaniu do dokumentu online.
Korzystasz z usług operatora telekomunikacyjnego? Faktura online czy papierowa – co wybrać?
Lepszą opcją jest zwykle faktura VAT online. Poza wygodą, oferuje również możliwość skorzystania z bonusów za obsługę elektroniczną. Taki dokument polecamy każdemu, kto bez problemu obsługuje internet i komputer czy smartfona. Z kolei osobom wykluczonym cyfrowo i przyzwyczajonym do tradycyjnych rozwiązań pozostaje faktura papierowa. Nadal, mimo zmian związanych z KSeF, klienci prywatni będą mogli ją bez problemu otrzymywać.
FAQ
1. Kiedy znikną faktury papierowe?
W momencie wejścia w życie przepisów dotyczących KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Dotyczy to jednak tylko rozliczeń B2B, czyli między firmami.
2. Czy faktury elektroniczne są obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku?
Tak, ale tylko dla firm, w których w 2024 r. wartość sprzedaży razem z podatkiem wyniosła ponad 200 mln zł. W przypadku innych przedsiębiorstw termin wdrożenia KSeF przesunięto na 1 kwietnia 2026 r., a najmniejszych podatników – na 1 stycznia 2027 r.
3. Czy trzeba mieć faktury w formie papierowej?
Nie, faktury papierowe, po zeskanowaniu, można przechowywać w formie elektronicznej.
4. Kto będzie musiał wystawiać faktury w KSeF?
Obowiązek ten dotyczy firm realizujących transakcje z innymi przedsiębiorstwami.
