Otrzymałeś przypomnienie o płatności faktury? Sprawdź, co powinieneś zrobić

SPIS TREŚCI
 

To dokument wysyłany zwykle w formie online, choć może zostać sporządzony również na papierze i przekazany pocztą na adres domowy czy firmowy. Informuje o zbliżającej się dacie uregulowania należności z tytułu faktury za określony produkt/produkty czy usługę/usługi. Czasem można go otrzymać także po upływie tego terminu. Przypomnienie o płatności wskazuje czas na zapłatę, a nierzadko również ewentualne skutki, jakie może wywołać brak przelewu w ustalonym terminie.

Nie wiesz, jaką masz aktualną taryfę komórkową i kiedy musisz regulować opłaty za usługi telekomunikacyjne? Dowiedz się, jak szybko i wygodnie sprawdzić tego typu informacje >>

Takie ponaglenie może odnosić się do konkretnej faktury za:
 

Sprzedawca czy usługodawca może (ale nie musi) stosować tego typu dokument w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Wszystko zależy od tego, jakie praktyki w kontaktach ze swoimi klientami preferuje. Przypomnienie o terminie płatności faktury nie ma charakteru obligatoryjnego, jednak może być pomocne przy rozliczeniach z kontrahentami.

Podstawowym motywem jest chęć jak najszybszego otrzymania przez sprzedawcę czy usługodawcę zapłaty za dostarczony towar bądź usługę w przypadku, gdy regulowanie należności się przeciąga. Oczywiście klient ma prawo zrealizować przelew nawet w tym dniu, który widnieje na fakturze jako termin zapłaty. Czasem jednak może celowo uchylać się od płatności, licząc na przykład na to, że kontrahent zapomni o danej fakturze. Przypomnienie o terminie płatności:
 

Ważne jest to, że wysyłka przypomnienia leży w interesie nie tylko sprzedawcy bądź usługodawcy, ale również jego klienta. Nierzadko bowiem w nadmiarze różnych obowiązków czy innych rachunków koniecznych do opłacenia zwyczajnie można zapomnieć o danej płatności. Poza tym mail z fakturą może trafić do spamu lub po prostu zostać przeoczony wśród innych wiadomości znajdujących się w skrzynce odbiorczej. W takich sytuacjach ponaglenie do zapłaty faktury pomoże uniknąć naliczenia odsetek czy kar umownych w wyniku opóźnienia we wpłacie.

W takim dokumencie przeważnie znajdują się dane nadawcy i odbiorcy, źródło zobowiązania, czyli numer faktury, oraz data i forma uregulowania płatności. Prawidłowo sformułowane ponaglenie do zapłaty faktury ma jedynie poinformować o należności i nie powinno mieć charakteru windykacyjnego. W przeciwnym wypadku mogłoby bowiem zostać negatywnie odebrane przez klienta i skłonić go na przykład do dalszego przeciągania płatności za określony produkt bądź usługę. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy dana osoba uporczywie zwleka z uregulowaniem należności, a termin na jej opłacenie już minął. Wówczas w takim ponagleniu może znaleźć się adnotacja o kosztach odzyskiwania należności czy o wpisie dłużnika do odpowiedniego rejestru.

Warto dodać, że przypomnienie o płatności może mieć nie tylko formę dokumentu wysłanego mailowo czy tradycyjną pocztą. Na przykład w przypadku usług telefonicznych, gdy klient opłaca abonament z telefonem komórkowym, takie przypomnienie operator może przekazać również SMS-em albo zamieścić w swojej aplikacji mobilnej.

Dowiedz się więcej na temat aplikacji mobilnej Mój T-Mobile: jakie funkcje zawiera i dlaczego warto z niej korzystać? W jaki sposób i skąd można ją pobrać? >>

W pierwszej kolejności sprawdź, czy opłaciłeś już daną fakturę. Jeśli tak, niezwłocznie skontaktuj się z kontrahentem w celu wyjaśnienia tej sytuacji. Gdy jednak zapomniałeś o zobowiązaniu, jak najszybciej je ureguluj.

Zobacz także: Czym jest billing i kiedy warto z niego skorzystać?

Pamiętaj, że przypomnienie o terminie płatności faktury może być wykorzystywane przez hakerów jako narzędzie do popełniania przestępstw – nierzadko podszywają się oni pod zaufane firmy czy instytucje, aby wyłudzić dane osobowe. Dlatego zawsze dokładnie sprawdzaj zawartość ponagleń do zapłaty, a szczególnie to, czy rzeczywiście kupiłeś określony produkt bądź usługę.

Szukasz informacji, jak skutecznie zabezpieczyć swój telefon przed hakerami? Poznaj najlepsze sposoby ochrony smartfona >>

Powinno ono zawierać dane dotyczące kontrahentów oraz numer i termin uregulowania faktury. Warto w nim zadbać o uprzejmy język, aby nie wystraszyć klienta.

Można je wysłać na przykład na tydzień przed upływem daty uregulowania należności oraz w następnym dniu po tej dacie.

Upomnienie można wysłać w celu poinformowania klienta o tym, że termin płatności faktury zbliża się lub już minął, natomiast wezwanie do zapłaty stosuje się zwykle przed skierowaniem sprawy do sądu.

Można to zrobić w formie dokumentu papierowego czy online, ale też SMS-a. Ważny jest styl przypomnienia – nie powinien mieć charakteru windykacyjnego i straszyć klienta konsekwencjami, chyba że termin uregulowania należności już minął i dana osoba uporczywie zwleka z wpłatą.